Anleitung Eingabefelder (2023)

Diese Anleitung bezieht sich auf die Programmversion 1 von OpenOffice.org.Die vollständige Liste aktueller Dokumentationen finden Sie im Dokumentationsportal.

An wen richtet sich diese Anleitung?

Sie haben eine Firma oder arbeiten in einerBehörde und haben zahlreiche Dokumente mit nahezu gleichemInhalt zu versenden? Das ist eigentlich der klassische Anwendungsfallfür einen Serienbrief. Aber lohnt sich der Aufwand die Adressenin einer Datenbank zu erfassen, wenn ich genau weiß, dass ichdem Empfänger nur ein Anschreiben schicke? Natürlich mussauch der Inhalt des Dokuments dem Empfänger individuellangepasst sein. Das ist mit einem Serienbrief nur bedingt möglich.Auch datenschutzrechtliche Gründe können dem Sammeln vonAdressen in Datenbanken entgegenstehen. Trotzdem ist eine rationelleAbarbeitung des zeitraubenden Schrift­verkehrs notwendig. Meisthat man mehrere verschiedene Typen von Schreiben zu verfassen. Dannlohnt es sich, Vorlagen für die einzelnen Dokumenttypen z.B.Anschreiben, Rechnung, Bescheid, etc- anzulegen. Das haben Sievermutlich schon getan. Aber wäre es nicht praktisch, wenn Siedas Programm beim Erstellen eines neuen Dokuments gleich nach derEmpfänger­adresse und weiteren variablen Angaben, z.B. derRechnungssumme fragen würde? Diese könnten doch auch gleichan die richtigen Stellen im Dokument eingtragen werden. Bei derGe­legenheit könnte OpenOffice.org doch gleich die richtigeAnrede für den Empfänger, z.B.
"Sehr geehrter HerrEichhorn" eintragen, schließlich haben Sie doch schon im Adressfeld an einen HerrnEichhorn geschrieben.
Wenn Sie erfahren möchten, wie sichdiese Funktionen ohne Programmierung umsetzen lassen, dann solltenSie dieses Dokument zu Ende lesen. Mit dem neu erworbenen Wissenlassen sich aber auch gänzlich andere Anwendungen, als die ebenbeschriebenen, realisieren. Es lohnt sich also auch für denPrivatanwender mal einen Blick auf diese Anleitung zu werfen.Vielleicht erhalten Sie eine Anregung für weitereAnwendungsfelder.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mitOpenOffice.org!

Allgemeines:

Diese Anleitung soll Ihnen helfen,einen Überblick über die Möglichkeiten der Verwendungvon Variablen in Verbindung mit Eingabefeldern in OpenOffice.org zugewinnen. Das Ganze erfolgt ohne Programmierung! Es werden nur imProgramm enthaltene Funktionen angewendet und kombiniert. AlsBeispiel wurde ein Anschreiben gewählt, das in Firmen undBehörden sicher öfter Verwendung findet. Dabei soll derNutzer im Adressfeld außer den Adressdaten einmal den Typ desAdressaten (Frau, Herr, Firma, Familie u.ä) bestimmen. Ausdiesen Angaben soll dann im Dokumententext die Anrede automatischbestimmt werden. Die hier beschriebenen Schritte sind nur einmalauszuführen. Daher lohnt sich der sicher etwas höhereAufwand zur Erstellung der Vorlage auf jeden Fall, denn Sie werden inZukunft bei jedem Dokument Zeit und Tipparbeit sparen!!

Was sind Eingabefelder und wozu dienen sie?

Die OpenOffice.org Hilfe sagt Folgendes dazu:

"Dieser Dialog dient zur Definition eines Eingabefeldes. Es gibtzwei Arten von Eingabefeldern, die in das Dokument eingefügtwerden können: Funktionsfelder vom Typ Eingabefeld dienen zurTexteingabe, während Variablenfelder vom Typ Eingabefeld zurDefinition eines neuen Variablen­wertes dienen. Wenn Sie in einemDokument auf einen Feldbefehl vom Typ Eingabefeld treffen, wechseltder Mauszeiger sein Aussehen in eine Hand mit ausgestrecktemZeigefinger. Durch Anklicken öffnet sich dieser Dialog, und Siekönnen den im unteren Textfeld angezeigten Text oder den Werteditieren."

Vereinfacht gesagt kann man mit Eingabefeldern Text an vordefinierte Stellen imDokument ein­fügen oder eine Variable (keine Angst es wirdnicht programmiert) zur späteren Steuerung des Dokumentsdefinieren.

Erzeugen Sie ein neues Textdokumentüber DATEI - NEU - TEXTDOKUMENT.Zunächst definieren Sie zweiVariablen, die im weiteren Verlauf benötigt werden. GestaltenSie das Layout nach Ihren Wünschen. Sie können z.B. eineKopfzeile mit Firmenlogo und Anschrift und eine Fuß­zeilemit Ihrer Bankverbindung anzeigen.

1.1 Definieren der Variable "Anrede"

Fügen Sie am Anfang des Textbereichs eine Variable wie folgt ein: Klicken Sie in derMenüleiste auf EINFÜGEN - FELDBEFEHL - ANDERE. Dieser Dialog sieht je nachBetriebssystem (hier Windows XP) etwa so aus:

Wählen Sie dort den Reiter VARIABLEN(oder drücken Sie<STRG> + <F2>)! WählenSie links oben den Feldtyp Variablen setzen! Geben Sie links unten bei Name einenaussagekräftigen Bezeichner für die Variable an! In unseremBeispiel wählen Sie Anrede. Als Wert derVariablen geben Sie eine 0 (NULL) ein. Der nächsteSchritt ist die Auswahl des Formats der Variable. Klicken Sie dazu imFeldbefehldialog auf der rechten Seite das Format -1234 (Zahl)an. Als letztes setzen Sie den Haken bei unsichtbar, denn dieVariable soll im Ausdruck nicht er­scheinen. Bestätigen Sieden Dialog mit Einfügen und schließen Sieihn!

1.2 Definieren der Variable "Name"

Als Nächstes benötigen wirnoch eine weitere Variable für den Namen des Adressaten, dennder Nutzer der Vorlage soll ihn nur einmal pro Dokument eingebenmüssen. Fügen Sie eine neue Variable ein! Verwenden Sie nundie Tastenkombination für Profis <STRG> + <F2>.Sie können natürlich auch das Menü EINFÜGEN -FELDBEFEHL - ANDERE - VARIABLE verwenden. Die neueVariable heißt Name und ist vom Typ Text (weitereFormate). Setzen Sie auch hier wieder den Haken vorunsichtbar. Als WERT der Variablen tragen Sie bitte nurein Leerzeichen ein. Erst jetzt können Sie den Dialog mitEinfügen und Schließen verlassen.

Sie werden sehen, dass sich dieMühe des Definierens von Variablen gelohnt hat!

Beim Erstellen eines neuen Dokumentsauf Basis der Vorlage soll ein Eingabefeld erscheinen, in dem derNutzer durch Eingeben einer Zahl den Typ des Empfängersbestimmt. Dabei sollen die einzelnen Zahlen folgenden Typenentsprechen:

Sie können die Typen natürlich beliebig ändern undergänzen. Dieses Eingabefeld werden Sie nun erstellen.

1.3 Erzeugen des Eingabefeldes zur Steuerung der Anrede

In das folgende Eingabefeld wird vomBenutzer die Ziffer getippt, welche die Anrede im Dokument steuert.In diesem Fall wurde eine Zahl gewählt, weil man Tipparbeitspart. Sie könnten auch Buchstaben, oder ganze Wörterverwenden.
Wechseln Sie in Ihrem Textdokument in die nächsteZeile. Fügen Sie dort einen Feldbefehl vom Typ Eingabefeldein. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Drücken Sie <STRG> +<F2>! Es erscheint der Ihnen bekannte Dialog für dieFeldbefehle. Wählen Sie wieder den Reiter VARIABLEN!Klicken Sie links bei Feldtyp auf Eingabefeld, in derMitte bei Auswahl auf Anrede und rechts bei Formatauf -1234 (Zahl). Nun müssen Sie noch bei Hinweis(unten in der Mitte) einen kurzen Tipp für den Nutzer eingeben,damit er weiß, was er in diesem Eingabefeld tun soll. Inunserem Fall soll eine Zahl eingegeben werden. Der Hinweis könntealso lauten: 1=Frau 2=Herr 3=Firma 4=Familie NachdemSie den Hinweistext ein­gegeben haben, klicken Sie auf Einfügen!Nun erscheint Ihr Eingabefeld am Bildschirm. Nun können Sie dasEingabefeld mit einer Standardanrede vorbelegen. Das kann also z.B.die 1 für "Frau" sein. Bestätigen Sie das Eingabefeldmit OK.
Die nachfolgende Grafik zeigt den Feldbefehldialogmit den eben beschriebenen Eingaben.

HerzlichenGlückwunsch! Sie haben den schwersten Teil geschafft!

In Ihrem Textdokument steht nun einegrau hinterlegte EINS. Diese soll natürlich nicht mitgedruckt werden, denn sie dient nur zur Steuerung des Dokuments. Dazusetzen Sie die Zeichenfarbe auf weiß. Gehen Sie dazu mit denCursortasten vor die Zahl und drücken Sie <SHIFT> +<CURSOR RECHTS> auf dem Cursorblock Ihrer Tastatur. Damitist das Feld markiert. Alternativ können Sie die 1 auchmit der Maus markieren. Klicken Sie nun in der Menüleiste aufFORMAT - ZEICHEN und stellen Sie dort unter dem Reiter SCHRIFTEFFEKTdie Schriftfarbe auf Weiß!

Nun können wir beginnen den eigentlichen Adressbereich zu gestalten.
Positionieren Sie die einzelnen Eingabefelder für die Adressdaten imAnschriftenfeld. Die Erfassung per Eingabefeld hat den Vorteil, dassauch wenig geübte Computeranwender die Adressdaten sicher an dierichtigen Stellen im Dokument platzieren. Die Anschrift ist in einemUmschlag mit Sichtfeld auf jeden Fall sichtbar! Platzieren Sie denCursor an die Stelle im Dokument, an der der Vorname bzw. Firmennamedes Empfängers stehen soll. Vorlagen nach DIN 8005 finden Sieauf http://www.de.Openoffice.org. Drücken Sie <STRG> + <F2>,um den Dialog der Eingabefelder aufzurufen. Wählen Sie diesmalden Reiter FUNKTIONEN und dort EINGABEFELD!Geben Sie einen Hinweis für den späteren Nutzer ein, z.B.:Vorname oder Firmenname!

AlsNächstes fügen Sie ein Eingabefeld für den Nachnamenein!
WICHTIG:Wählen Sie diesmal den Reiter VARIABLENund dort auf der linken Seite den Punkt Eingabefeld.Geben Sie als Hinweisfür den Nutzer Nachname, bei Firmen nichtsein!Klicken Sie in der mittleren Spalte bei AUSWAHLauf NAME! WählenSie als FORMAT unterweitere Formate das Format TEXT. KlickenSie auf EINFÜGEN.Bestätigen Sie das Eingabefeld wieder mit OKund schließenSie den Dialog. Die folgende Grafik zeigt das eben beschriebeneVerfahren.

In diesem Abschnitt erfahren Sie,wie die bereits definierten Variablen dazu verwenden können, dieAnrede in Ihrem Dokument automatisch erzeugen zu lassen. FolgendeSchritte sind dafür notwendig:

Wechseln Sie an die Stelle imDokument, an der die Anrede stehen soll.

Geben Sie als Anrede Folgendes ein:Sehr geehrte

Als Nächstes werden Siebedingten Text erzeugen, der die eben erzeugte Anredevervollständigt. Keine Angst, es ist mit OpenOffice.org ganzeinfach! SetzenSie den Cursor direkt hinter das letzte Zeichen der Anrede (Sehrgeehrte), wenn er nicht schon dort steht. Rufen Sie als Nächsteswieder den Dialog der Feldbefehle mit <STRG> + <F2>auf. Wählen Sie den Reiter FUNKTIONENaus. Klicken Sie in der linken Spalte (Feldtyp) auf BedingterText! Geben Sie aufder rechten Seite als BEDINGUNGFolgendes ein: Anrede == 1(Anm.: Bei den Zeichen zwischen Anrede und der Eins handelt es sichum zwei Gleichheitszeichen)
Das sollte etwa so aussehen:

EineZeile tiefer bei DANNgeben Sie ein, was im Text erscheinen soll, wenn diese Bedingungerfüllt ist. In diesem Beispiel also Frau.DasFeld SONST lassen Siebitte leer. Drücken Sie Einfügen.Sie müssen den Dialog nicht schließen, falls Sie es dochgetan haben, rufen Sie ihn mit <STRG> + <F2>wieder auf! Geben Sie kein Leerzeichen nach dem bedingten Text ein!
Nun sollte das Wort Frau in Ihrem Text stehen, denn die Bedingungist erfüllt.
Als Nächstes werden Sie die weiterenMöglichkeiten der Anrede per bedingtem Text definieren. GehenSie analog vor. Öffnen Sie, wenn notwendig, wieder den Dialogder Eingabefelder und wählen Sie den Reiter FUNKTIONEN!
Geben Sie die zweite Bedingung ein! Sie lautet diesmal:
Anrede== 2.Unter DANN geben Sienur r Herrein. Die folgende Grafik erläutert diesen Schritt.

Wichtig:Vergessen Sie nicht das kleine rund das Leerzeichen danach!
Klicken Sie auf Einfügenund schließen sie denDialog nicht!
GebenSie die dritte Bedingung ein: Anrede == 3DANN Damenund Herren!Klicken Sie auf Einfügen.
Lassen Sie den Dialog geöffnet und definieren Sie die vierteBedingung:
Anrede == 4DANN Familie.KlickenSie auf Einfügenund schließenSie den Dialog!

Nun haben Sie eine passende Anrede für den Empfänger in derAnrede. Es fehlt nur noch der Name. Den haben Sie weiter oben inIhrer Vorlage schon "mühsam" als Variable definiert. Daraufgreifen Sie jetzt zurück! Gehen Sie dazu folgendermaßenvor:

• Fügen Sie ein Leerzeichen hinter dem letzten bedingten Textein!
• Rufen Sie wieder den Dialog für die Eingabefelder auf. (<STRG>+ <F2>)
• Wählen Sie den Reiter VARIABLEN aus! Klicken Sielinks auf Variablen anzeigen und in der mittleren Spalteklicken Sie auf die gewünschte Variable Name!
• Drücken Sie Einfügen und schließenSie den Dialog.

Nun haben Sie es tatsächlich geschafft. Es ging doch ganz ohneProgrammierung, oder? Jetzt können Sie den Textteil IhresDokumentes entsprechend Ihrer Bedürfnisse gestalten. Sollten Sieden Namen des Empfängers an weiteren Stellen in Ihrem Schreibenbenötigen, so können Sie jederzeit mit dem richtigenFeldbefehl wieder darauf zurückgreifen.
Möchten Sieunter dem Text den Namen des Absenders einfügen, so könnenSie wieder einen Feldbefehl verwenden. Dazu müssen Sie dieBenutzerdaten von OpenOffice.org unter EXTRAS - OPTIONENausgefüllt haben. Der passende Feldbefehl ist imFeldbefehldialog unter DOKUMENT ABSENDER zu finden.

Als letzte Tätigkeit speichern Sie Ihre Vorlage alsDokumentvorlage mit der Erweiterung .stw ab! Probieren Sie Ihre neueVorlage doch gleich einmal aus! Erstellen Sie ein neues Dokument aufBasis Ihrer Dokumentvorlage! Es sollten nacheinander dieEingabefelder erscheinen und Sie nach den Empfängerangabenfragen. Dann sollte die Anrede schon fix und fertig im Dokumentstehen.

Wenn Sie mit Variablen arbeiten, kann esvorkommen, dass Ihre Dokumentvorlage nicht das gewünschteVerhalten zeigt. Versuchen Sie die bereits definierten Variablen zulöschen und neu zu erstellen. Wie Sie Variablen löschenerfahren Sie im nächsten Abschnitt.

4.1 Löschen einer Variablen

Variablen lassen sich erst löschen, wenn alle Stellen, an denendie Variable im Dokument verwendet wird, gelöscht wurden. Siekönnen leicht überprüfen, ob das der Fall ist.

• Rufen Sie dazu den Dialog der Feldbefehle auf und wechseln Sie zumReiter VARIABLEN!
• Klicken Sie auf die Variable, die Sie löschen möchten!
• Wenn im unteren Teil des Dialogs ein rotes Kreuz sichtbar ist,können Sie die Variable mit einem Klick darauf löschen.
• Ist das Kreuz ausgegraut (nicht anwählbar), dann wird dieVariable noch in Ihrem Dokument verwendet. Entfernen Sie alleEingabefelder etc. aus Ihrer Dokumentvorlage, die diese Variableverwenden.

4.2 Weitere mögliche Fehlerquellen

Sollte das Zusammenspiel von Variablen,Eingabefeldern und bedingtem Text nicht so funktionieren, wie Sie daswünschen, können Sie folgende Maßnahmen zurFehlersuche durch­führen.

• Lassen Sie sich alleVariablen, Eingabefelder und bedingten Texte anzeigen! Dafürdrücken Sie die Tastekombination <STRG> + <F9>.Nun können Sie sehen, welche Werte Ihre Variablen angenommenhaben und an welchen Stellen Sie Eingabefelder und bedingten Textverwenden. Durch Doppelklick auf ein Element können Sie seineEigenschaften anzeigen und bearbeiten.
• ÜberprüfenSie, ob Ihre Variablen die richtigen Werte haben! Achten Sie darauf,ob auch das Format der Variablen (Text, oder Zahl etc.) IhrenWünschen entspricht!

Zusammenfassung

Sie haben die Möglichkeiten des Zusammenspiels von Variablen,Eingabefeldern und bedingtem Text kennengelernt. Die Festlegung vonEmpfängerangaben und Anrede sind nur eine Möglichkeit desEinsatzes von Variablen und Eingabefeldern. Entwickeln Sie Ihreeigenen Anwendungen!
Stellen Sie Ihre Vorlagen im lokalenNetzwerk, bereit und lassen Sie Ihre Kollegen am Nutzen teil­haben.

Danksagung:

Ich möchte mich bei folgenden Personen und Firmen bedanken, diemir geholfen haben diese Anleitung zu schreiben.

Zuerst gilt mein Dank dem Hauptsponsor SUN Microsystems, ohne dessenFreigabe des Quellcodes von StarOffice das ganze OpenOffice.org -Projekt nicht möglich gewesen wäre.

Weiterhin möchte ich mich bei den Mitgliedern des deutschenOpenOffice.org - Teams bedanken. Durch Ihre Arbeit auf dendeutschen Mailinglisten habe ich viel über die Funktionen vonOpenOffice.org und den korrekten Umgang mit mailinglisten gelernt.Dieses Wissen möchte ich weitergeben.

Mein ganz besonderer Dank gilt meinen Korrekturlesern Piet Gobbers,Sven Vermeulen, Andy Marty und Martin Webermann die mir wertvolleHinweise zu Inhalt, Formatierung und Rechtschreibung gaben.

Plauen, 01.01.2004

Olaf Eichhorn

Rechtliches: